Voyage

Dates d’arrivée et de départ

L’Assemblée commencera par un service eucharistique d’ouverture le 20 juillet 2010 à 15h00. Elle prendra fin au terme de l’eucharistie de clôture le 27 juillet 2010 à 18h00.

Les dates d’arrivée et de départ des différentes catégories de participant(e)s à l’Assemblée figurent au calendrier des voyages.

Les dates de la Pré-Assemblée des jeunes (PAYC) concernent les jeunes délégué(e)s à l’Assemblée, les stewards et les jeunes membres du Conseil. Toutes les questions d’organisation et de communication relatives à la PAYC sont traitées par le Secrétariat des jeunes de la FLM.

Réservation de vols

Si la FLM couvre entièrement le coût de votre billet, votre voyage sera organisé par le Bureau local de planification de l'Assemblée.

A) Les Églises membres qui prennent en charge les frais de voyage de leur délégation sont invitées à faire leurs réservations localement. Dès la confirmation de celles-ci, elles sont priées d’envoyer au Bureau local de l’Assemblée à Stuttgart des renseignements détaillés sur les horaires de vol.

B) Pour les Églises membres qui prennent en charge une partie des frais de leur délégation, de même que pour celles qui ont indiqué qu’elles ne sont pas en mesure de participer aux frais de voyage de leurs délégué(e)s , le Bureau local de l’Assemblée à Stuttgart enverra à chaque participant(e) un projet d’itinéraire basé sur les dates d’arrivée et de départ.

Si les Églises membres sont en mesure d’organiser le voyage de manière moins coûteuse dans le cadre local, elles sont priées d’envoyer dès que possible un devis au Bureau local de l’Assemblée à Stuttgart. Ce devis sera comparé à celui établi par l’agence de voyages de Stuttgart. On choisira le trajet le plus direct et le plus économique. On fera alors savoir aux Églises membres si les dispositions de voyage peuvent être prises localement ou si le Bureau local de l’Assemblée à Stuttgart s’en charge.

Si le devis local est retenu, une copie de la facture (ou facture pro forma) doit être envoyée par l’agence de voyages locale au Bureau local de l’Assemblée à Stuttgart, accompagnée de l’itinéraire de voyage détaillé de chaque participant(e), avant le 15 avril 2010.

Le remboursement des voyages organisés localement et des autres dépenses convenues sera effectué par le Bureau des finances de la FLM.

Les délégué(e)s qui souhaitent faire des arrêts supplémentaires au cours de leur voyage doivent prendre la pleine responsabilité de leurs dispositions de voyage. Le remboursement sera effectué selon le prix du billet d’avion aller et retour le plus bas pour l’itinéraire approuvé.

C) Les membres et conseillers/conseillères du Conseil suivront la procédure décrite sous A ou B ci-dessus, selon ce qui s’applique à leur situation.

D) Les stewards suivront la procédure décrite sous B ci-dessus. Le personnel du Secrétariat des jeunes de la FLM leur donnera des conseils et assurera la coordination nécessaire.

E) Nous rappelons aux visiteurs et visiteuses qu’il leur appartient d’organiser leur voyage et d’en couvrir les frais.

F) Les personnes accompagnantes sont responsables de l’organisation de leur voyage. Si elles souhaitent s’organiser avec la personne qu’elles accompagnent, elles peuvent solliciter l’assistance de l’agence de voyages de Stuttgart. Elles doivent payer leur voyage avant l’émission du billet.

Dès réception du projet d’itinéraire, veuillez contrôler que les réservations sont compatibles avec les dates d’arrivée et de départ communiquées pour chaque catégorie de participation.

Les personnes couvrant elles-mêmes leurs frais de voyage peuvent aussi s’adresser au Bureau local de l’Assemblée à Stuttgart pour organiser leur voyage.

Pour toutes questions concernant les voyages et les visas, veuillez vous adresser au Bureau local de l’Assemblée à Stuttgart.

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